Tenir son agenda en ligne et le partager

Si Outlook vous permet de tenir à jour votre agenda, celui-ci reste sur votre ordinateur. Pas facile alors de faire connaître votre emploi du temps à vos amis ou à vos collègues. La solution : créer gratuitement un agenda en ligne.

Vous pourrez ainsi gérer vos rendez-vous depuis n'importe où et le partager avec vos amis. Ceux-ci pourront ainsi consulter librement les évènements publics et pourront même ajouter des rendez-vous si vous leur en donnez l'occasion.

Pour cela, nous vous conseillons le service Agenda de Google. Entièrement gratuit et très simple à utiliser, voilà une solution très pratique pour gérer les congés d'une équipe, le planning d'une salle, les fêtes et anniversaires d'une famille, etc. D'autant plus que ce service pour permet de tenir plusieurs agenda en même temps.

Sommaire du dossier :

• Introduction
• Ouvrir un compte Google
• Accéder à son agenda
• Définir un rendez-vous
• Parcourir son agenda
• Créer un second agenda
• Partager son agenda
• Inviter des collègues à une réunion

Ouvrir un compte Google

Comme la plupart des services Google, Agenda exige que vous disposiez d'un compte Google. Si vous en possédez déjà un, vous pouvez passer à l'étape suivante. Sinon, vous devez en créer un gratuitement.

1. Dans votre navigateur Web, rendez-vous à l'adresse http://calendar.google.com.
   
   
2. Cliquez alors sur le lien Créer un compte Google.
   
   
3. Complétez alors le formulaire qui apparaît en n'omettant pas votre adresse email actuelle. Cochez la case Veuillez cocher cette case … puis cliquez enfin sur le bouton J'accepte. Créer un compte.
   
   
4. Ouvrez alors votre messagerie électronique. Vous avez reçu un mail de Google pour confirmer votre inscription. Ouvrez le message puis cliquez sur le lien qui s'affiche.
   
   
5. Votre compte est désormais activé. Fermez votre navigateur Web.

Inviter des collègues à une réunion

Vous souhaitez planifier une réunion avec plusieurs collègues. Avec Google Agenda, vous pouvez choisir les collègues à inviter. Ceux-ci seront alors prévenus par un e-mail et pourront facilement confirmer leur présence à la réunion.

1. Créez un nouvel évènement pour la réunion que vous prévoyez puis accédez à ses détails en cliquant dessus et en cliquant sur le lien Modifier les détails de l'évènement.
   
   
2. Dans le cadre Invités, cliquez alors sur le lien Ajouter des invités.
   
   
3. Saisissez alors les adresses emails des personnes conviées à la réunion en les séparant par des virgules.
   
   
4. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer.
   
   
5. Confirmez alors l'envoi d'un email d'invitation en cliquant sur le bouton Envoyer.
   
   
6. Chaque personne invitée reçoit alors un email dans lequel il lui suffit de cliquer sur Oui, Non ou Peut être pour indiquer sa présence à la réunion.
   
   

Accéder à son agenda

Une fois en possession d'un compte Google, vous pouvez accéder à votre agenda personnel.

1. Dans votre navigateur Web, rendez-vous à l'adresse http://calendar.google.com.
   
   
2. Dans la zone Connectez-vous au service Google Agenda, saisissez alors l'adresse email et le mot de passe de votre compte Google et cliquez sur le bouton Connexion.
   
   
3. La première fois et si vous possédiez déjà un compte Google, complétez alors les différents renseignements demandés, tels que votre prénom et votre nom, votre zone géographique et votre fuseau horaire pour la mise en place du service Google Agenda.
   
   
4. Cliquez ensuite sur le bouton Continuer.
   
5. Votre agenda est alors créé et ouvert.
   
   

Définir un rendez-vous

L'Agenda de Google vous permet donc de saisir et gérer vos rendez-vous ponctuels ou périodiques.

1. A l'aide des barres de navigation ou du calendrier en haut, placez-vous sur le jour où vous souhaitez définir un nouveau rendez-vous.
   
   
2. Cliquez ensuite dans la case de la date et de l'heure de votre rendez-vous.
   
   
3. Dans la bulle qui s'affiche, saisissez l'intitulé du rendez-vous puis cliquez sur le bouton Créer un évènement.
   
   
4. Votre nouveau rendez-vous est alors ajouté sur une plage d'une heure. Vous pouvez modifier sa durée par paliers de ½ heures en déplaçant la double ligne située en bas de son cadre.
   
   
5. Pour modifier et préciser les informations d'un évènement, cliquez dessus et, dans la bulle qui apparaît, cliquez sur le bouton Modifier les détails de l'évènement.
   
   
6. Vous pouvez alors modifier la date et l'heure du rendez-vous, définir un lieu et ajouter une description. En cochant la case Toute la journée, vous pourrez spécifier vos vacances par exemple ou des voyages.
   
   
7. Pour répéter un évènement sur plusieurs jours, déroulez la liste Périodicité et choisissez la périodicité. Vous pouvez alors configurer la répétition de l'évènement ainsi que sa période.
   
   
8. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer lorsque vous avez terminé.
   
   

Etre notifié des rendez-vous par email

Par défaut, l'agenda Google vous averti d'un rendez vous en ouvrant une fenêtre 10 minutes avant celui-ci. Cela implique donc d'avoir l'agenda ouvert. Vous pouvez choisir d'être rappelé de vos rendez-vous par email. Pour cela, modifiez les détails de votre évènement. Cliquez sur Options. Déroulez alors la liste Rappel et choisissez l'option E-mail. Vous pouvez également modifier le moment du rappel, en le fixant par exemple à 1 heure avant le rendez-vous. Notez que vous pouvez fixer plusieurs rappels pour un même évènement en cliquant sur le bouton Ajouter un rappel. Pratique pour être prévenu plusieurs jours et plusieurs heures avant un rendez-vous important.

Parcourir son agenda

Comme n'importe quel agenda, Google Agenda vous permet d'afficher vos rendez-vous avec une vue journalière, hebdomadaire et mensuelle.

1. Pour basculer d'une vue à une autre, utilisez simplement les onglets en haut de l'agenda.
   
   
2. Pour afficher la liste des prochains évènements, cliquez sur l'onglet Mon planning. Pour l'imprimer, cliquez alors sur le lien Imprimer.
   
   
3. Notez qu'à tout moment, vous pouvez revenir au sommaire de votre agenda en cliquant sur le logo Google Agenda.
   
   

Créer un second agenda

Google Agenda vous permet de suivre autant d'agendas que vous le souhaitez. Pratique pour ajouter le planning de votre femme, celui de vos enfants, celui d'une salle de réunion, etc.

1. Dans la zone Agenda, cliquez sur le lien Gérer les agendas.
   
   
2. Cliquez alors sur le bouton Créer un agenda.
   
   
3. Donnez alors un nom au nouvel agenda, une description, etc.
   
   
4. Cliquez enfin sur le bouton Créer l'agenda.
   
   
5. Le nouvel agenda est alors ajouté à la liste. Cliquez simplement dessus pour le consulter et y définir des rendez-vous.
   
   
6. Notez qu'en cochant ou décochant les cases devant les agendas, vous pouvez les afficher ou masquer. En cochant toutes les cases, vous affichez ainsi tous les agendas sur un seul calendrier.
   
   

Modifier la couleur associée aux agendas

Lorsque vous créez un agenda, une couleur lui est automatiquement attribuée. Cela vous permet par la suite de suivre plus facilement tous les différents évènements de vos agendas. Vous pouvez facilement modifier la couleur des agendas. Pour cela, cliquez sur la flèche dirigée vers le bas à droite d'un agenda. Dans la bulle qui apparaît, choisissez alors la nouvelle couleur. Celle-ci est alors immédiatement appliquée.

Partager son agenda

Si vous travaillez à plusieurs, vous pouvez laisser d'autres personnes accéder à votre agenda, pour le consulter ou le compléter.

1. Dans le cadre Mes agendas, cliquez sur la flèche dirigée vers le bas à droite de l'agenda à partager et cliquez sur Partager cet agenda.
   
   
2. Dans la zone Ajouter une personne, saisissez l'adresse email de la personne à laquelle vous souhaitez donner un accès à votre agenda.
   
   
3. Déroulez alors la liste Afficher le détail des évènements et choisissez les actions que vous l'autoriser à faire sur votre agenda.
   
   
4. Cliquez enfin sur le bouton Ajouter la personne.
   
5. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer.
   
   
6. Si la personne ne possède pas de compte Google, cliquez alors sur le bouton Inviter. Elle recevra alors un email lui permettant de créer un compte Google et d'accéder à votre agenda.
   
   

Agenda privé

Si vous partagez votre agenda, les invités (suivant leurs droits) voient tous vos évènements, sauf ceux que vous définissez comme privés. Pour cela, cliquez sur l'évènement à rendre privé et cliquez sur le lien Modifier les détails de l'évènement. Cliquez ensuite sur le menu Options puis sélectionnez l'option Privé. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer.